Γιατί κάνουμε συναντήσεις προσωπικού; Γιατί είναι σημαντικό για μια εταιρεία να διεξάγει συναντήσεις προσωπικού;
Οι περισσότερες εταιρείες δεν συγκαλούν αυθεντικές συναντήσεις προσωπικού όπου όλα τα μέλη του προσωπικού κάθονται μαζί και προβληματίζονται καταθέτοντας ιδέες και σκέψεις και μελετούν τα ζητήματα της εταιρείας.
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι γι’ αυτό, όμως οι κυριότεροι έχουν να κάνουν με το ότι ο ιδιοκτήτης:
- Δε γνωρίζει στ’ αλήθεια πόσο σημαντικές είναι οι εταιρικές συναντήσεις.
- Επίσης δε γνωρίζει πώς να διεξαγάγει μια γόνιμη συνάντηση προσωπικού.
- Και συνήθως φοβάται ότι δεν θα είναι σε θέση να διαχειριστεί αυτά που μπορεί να ανακύψουν κατά τη συνάντηση, οπότε νιώθει πως είναι καλύτερα να μην ταράξει τα νερά. Πρόκειται για ένα τρομερό λάθος αφού αυτό που δε γνωρίζει κανείς είναι εκείνο που θα του δημιουργήσει πληγές, και η επικοινωνία είναι η αρχή της επίλυσης όλων των προβλημάτων.
Αν ο ιδιοκτήτης έχει τέτοιου είδους αμφιβολίες σε σχέση με τις συναντήσεις προσωπικού, τότε οποιαδήποτε συνάντηση αποπειραθεί να διεξαγάγει δεν θα είναι τίποτα παραπάνω από χάσιμο χρόνου και για το λόγο αυτό αποφεύγει να τις κάνει.
Έχω δοκιμάσει να κάνω συναντήσεις, κάθε βδομάδα, κάθε δύο εβδομάδες, σε μηνιαία βάση, σε τριμηνιαία βάση, και έχω επίσης δοκιμάσει να μην κάνω καθόλου συναντήσεις. Μετά από εμπειρία 30 ετών διαπίστωσα ότι είναι σημαντικό να κάνω εβδομαδιαίες, μηνιαίες, τριμηνιαίες και ετήσιες συναντήσεις με τη συμμετοχή όλων των μελών του προσωπικού και να τις διεξάγω με θρησκευτική ευλάβεια, αφού συμπεριλαμβάνεται ρητά στην πολιτική της εταιρείας μας.
Αποφασίζουμε πότε είναι η καλύτερη χρονική στιγμή για να γίνονται αυτές οι συναντήσεις (πράγμα που αναφέρεται στην πολιτική της εταιρείας) και κάνουμε τη συνάντησή μας στον προκαθορισμένο χρόνο. Συνήθως οι συναντήσεις προσωπικού γίνονται στο τέλος κάθε κύκλου εργασιών (κάθε εβδομάδα, κάθε μήνα κ.λπ.), όταν όλες οι στατιστικές έχουν υπολογιστεί και απεικονιστεί σε γραφήματα και όταν όλα τα μέλη του προσωπικού είναι παρόντα. Κάνουμε μια εβδομαδιαία συνάντηση διάρκειας δύο ωρών. Μια μηνιαία διάρκειας μισής ημέρας. Μια τριμηνιαία συνάντηση επίσης διάρκειας μισής ημέρας και μια ετήσια συνάντηση που διαρκεί μια ολόκληρη ημέρα.
Ποιοι είναι οι βασικοί λόγοι που πρέπει να κάνουμε συναντήσεις; Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μια εταιρεία θα πρέπει να διεξαγάγει συναντήσεις προσωπικού. Οι παρακάτω είναι οι κυριότεροι λόγοι:
- Για να ολοκληρώσουμε έναν κύκλο εργασίας.
Κάθε περίοδος εργασίας πρέπει να προσδιορίζεται με ένα καταμερισμένο χρονικό περιθώριο όπως, ας πούμε, μια ώρα, μια ημέρα, μια εβδομάδα κτλ. Αυτό το λέμε κύκλο εργασίας. Η συνάντηση του προσωπικού υποδηλώνει το πέρας ενός κύκλου εργασίας και πληροφορεί όλους όσοι εμπλέκονται στον κύκλο ότι ο κύκλος έχει περατωθεί. Είναι πολύ θεραπευτικό.
- Για να αξιολογήσουμε τον κύκλο εργασιών που μόλις τελείωσε (εβδομάδα, μήνας, έτος κ.λπ.)
Όλα τα μέλη του προσωπικού κάθονται γύρω από το τραπέζι και εξετάζουμε τις στατιστικές τους (το πώς τα πήγαν δηλαδή) αλλά και τις γενικές στατιστικές της εταιρείας (δηλαδή το πώς τα πήγε η εταιρεία).
Περαιτέρω κάνουμε τα κάτωθι:
α. Βάζουμε το μυαλό μας να δουλέψει και γεννάμε ιδέες για το πώς μπορούμε να βελτιώσουμε αυτά που κάναμε καλά (τις στατιστικές που ήταν ανοδικές).
β. Βάζουμε το μυαλό μας να δουλέψει και ρίχνουμε στο τραπέζι ιδέες για το τι θα κάνουμε για να διορθώσουμε τις στατιστικές ή τις ενέργειες που δεν πήγαν καλά.
- Για να ενισχύσουμε τη συναδελφικότητα μεταξύ των μελών του προσωπικού και να αυξήσουμε την αντίληψη της πραγματικότητας μεταξύ όλων.
Υπάρχει κάτι το θεραπευτικό στο να συνυπάρχουν οι συνάδελφοι και να συντρώγουν όλοι μαζί. Διασφαλίστε ότι θα έχετε πάντοτε διαθέσιμα φαγητά, χυμούς ή ροφήματα, αστεία και πολλές συζητήσεις. Η καλή και ειλικρινής επικοινωνία είναι η καλύτερη τεχνική που υπάρχει στον κόσμο για την ανάπτυξη δεσμών μεταξύ των ανθρώπων.
- Για να σχεδιάσουμε την επόμενη περίοδο εργασίας.
Βασισμένοι στο νούμερο 2 πιο πάνω χρειάζεται να βρούμε τι θα κάνουμε στην επόμενη περίοδο εργασίας. Στην πραγματικότητα το πλάνο εκπονείται σε τελική ανάλυση από τον ιδιοκτήτη, όμως θα ήταν ανόητος αν δεν εκμεταλλευόταν τη συζήτηση κατά τη διάρκεια της συνάντησης για να συγκεντρώσει ιδέες από το προσωπικό του και να τις χρησιμοποιήσει όλες αυτές για να διατυπώσει τα σχέδια του επόμενου κύκλου εργασίας. Αυτό δεν είναι εύκολο, καθώς χρειάζεται ταλέντο, γνώσεις και εμπειρία για να πάρει κανείς γόνιμες πληροφορίες από αυτές τις συναντήσεις.
Καθώς ο ιδιοκτήτης διατυπώνει κάθε νέο σχέδιο κατά τη διάρκεια της συνάντησης ή πριν από αυτήν, χρησιμοποιεί τη συνάντηση για να πληροφορήσει τα μέλη του προσωπικού γι’ αυτό και για να τους αναθέσει μέρος του σχεδίου με χρονικές προθεσμίες. Χωρίς το βήμα αυτό, η συνάντηση δε θα έχει κατεύθυνση ή συγκεκριμένους στόχους και θα είναι άχρηστη.
- Για να σηματοδοτήσουμε την έναρξη ενός νέου κύκλου.
Τα μέλη του προσωπικού χρειάζεται να ξέρουν ότι τώρα ξεκινά ένας νέος κύκλος εργασιών. Κάθε συνάντηση πάντα να τη λήγεις με τη φράση «Ας έχουμε μια σπουδαία εβδομάδα/σπουδαίο μήνα/τρίμηνο/έτος», ό,τι ισχύει κάθε φορά. Αυτό είναι επίσης πολύ θεραπευτικό με τον τρόπο που λειτουργεί. Με λίγα λόγια λες: «Αυτή είναι η αρχή ενός νέου κύκλου εργασιών, ας θέσουμε σε εφαρμογή το πλάνο που εκπονήσαμε και πάμε γερά να πετύχουμε. Ξεκινήστε!».