Κάθε εργασία στο γραφείο σου βρίσκεται είτε σε Φάση Ι είτε σε Φάση ΙΙ. Όταν κάνεις μια εργασία μόνος σου (όντας ο ιδιοκτήτης), είσαι στη Φάση Ι. Εάν κάποιος άλλος κάνει τη δουλειά, η δουλειά είναι σε Φάση ΙΙ.
Το πόσο καλά χειρίζεσαι τις δύο φάσεις, και πώς αλλάζεις από τη μία στην άλλη, καθορίζει την εξάπλωσή σου.
Φάση Ι
Όταν ξεκινάς τη δραστηριότητά σου, είσαι σε Φάση Ι. Απαντάς στο τηλέφωνο, καθαρίζεις το γραφείο και γράφεις τις επιταγές. Χτίζεις ένα γερό θεμέλιο για τη δραστηριότητά σου. Ωστόσο, καθώς δεν μπορείς να κάνεις τα πάντα μόνος σου και επεκτείνεσαι, πρέπει να βγεις από τη Φάση Ι, όσο το δυνατόν πιο σύντομα.
Εδώ όμως πρέπει να προσέξεις. Ο καλός διοικητής είναι αυτός που ξέρει όλες τις δουλειές κάτω από αυτόν και μπορεί να εκπαιδεύει άλλους σε αυτές.
«Ουσιαστικά, ένα στέλεχος είναι ένα εργαζόμενο άτομο το οποίο μπορεί επιδέξια να χειρίζεται κάθε πόστο ή μηχάνημα ή σχέδιο που έχει υπό την ευθύνη του.
Επομένως, ένα στέλεχος αποδέχεται βοήθεια υπό όρους μέχρι να αποδειχτεί ότι αυτό είναι βοήθεια, και στο μεταξύ δεν χαλαρώνει τον έλεγχό του σε έναν τομέα που έχει υπό την ευθύνη του μέχρι να είναι σίγουρος ότι ο τομέας μπορεί να λειτουργήσει». – Λ. Ρον Χάμπαρντ
Οπότε, εάν εγκαταλείψεις τη Φάση Ι χωρίς να μάθεις όλες τις δουλειές, και προσλάβεις έναν ειδικό, θα χάσεις την ευκαιρία να μάθεις κάθε πτυχή της δουλειάς σου. Δεν έχεις τη δυνατότητα να επεξεργαστείς τον καλύτερο τρόπο για να κάνεις την κάθε δουλειά. Χάνεις την εμπειρία και την κατανόηση σχετικά με το τι απαιτείται για να κάνεις τη δουλειά. Η αντικατάσταση ενός ειδικού είναι πολύ δύσκολο πράγμα.
Για παράδειγμα, ξέρεις να λειτουργείς τον υπολογιστή σου στο γραφείο; Εάν δεν ξέρεις, κάποιος υπάλληλος μπορεί να πει: «Μου παίρνει 1 ώρα για να παρακολουθώ τα δεδομένα που πρέπει να γίνουν backup. Στο κάτω κάτω έχουμε μια βάση δεδομένων 10 giga να εναρμονίσω και να κάνω συμπίεση». Εάν δεν είσαι εξοικειωμένος με τα κομπιούτερ, δεν μπορείς να κάνεις τίποτα άλλο εκτός από το να δώσεις αύξηση στο «τζιμάνι» τον κομπιουτερά σου. Όμως αν έχεις περάσει από Φάση Ι όταν αγόρασες το πρώτο σου κομπιούτερ και κάνεις το ίδιο με κάθε αναβάθμιση, θα ξέρεις ότι το backup του κομπιούτερ μπορεί να γίνεται στο παρασκήνιο, χωρίς να χρειάζεται παρακολούθηση.
Μπορείς να μαζέψεις με άνεση χρήματα από τους πελάτες; Να υπολογίσεις τις προμήθειες; Να κανονίσεις τις οικονομικές συναλλαγές με τους πελάτες; Να διεκπεραιώσεις τα λογιστικά; Να βρεις νέους πελάτες από λίστες; Να διαβάσεις τον ισολογισμό; Να αναλύσεις το αρχείο του καινούριου πελάτη;
Σε μια έκτακτη ανάγκη, μπορείς να κάνεις κάθε δουλειά στο γραφείο μόνος σου; Εάν η απάντηση είναι ναι, τότε έχεις μια γερή, στερεή δραστηριότητα.
Μπορείς να κάνεις κάθε δουλειά στο γραφείο σου καλύτερα από κάθε άλλον; Εάν η απάντηση είναι ναι, τότε έχεις μια ισχυρή, επεκτεινόμενη δραστηριότητα.
Όπου δεν μπορείς να λειτουργήσεις με Φάση Ι, έχεις πρόβλημα. Θα αναγκαστείς να πληρώσεις μεγάλους μισθούς σε υπαλλήλους ήδη εκπαιδευμένους από άλλους. Δεν μπορείς να ορμήσεις και να διορθώσεις την κακή απόδοση. Δεν έχεις έλεγχο.
Η μόνη σου λύση είναι να μάθεις πώς να κάνεις τη δουλειά. Μαθαίνεις από εγχειρίδια ή περιγραφές της δουλειάς. Προσλαμβάνεις κάποιον να σε εκπαιδεύσει. Μπαίνεις στο Ίντερνετ και βρίσκεις τι χρειάζεσαι. Εάν χρειαστεί, το συνάγεις με τη μέθοδο της δοκιμής και του λάθους.
Κατόπιν κάνεις τη δουλειά ξανά και ξανά. Βελτιώνεις σταθερά την απόδοσή σου. Επιμένεις μέχρι να την κάνεις γρήγορα και τέλεια.
Τώρα είσαι σε Φάση Ι γι’ αυτή τη δουλειά.
Από τη στιγμή που μπορείς να κάνεις κάθε δουλειά στην επιχείρησή σου λειτουργώντας σε Φάση Ι, μπορείς να ορμήσεις και να κάνεις τα πάντα σωστά. Έχεις ένα θεμέλιο για να πατήσεις και να χτίσεις μια ισχυρή επιχείρηση χωρίς να εξαρτάσαι από άλλους. Εσύ έχεις τον έλεγχο.
Φάση ΙΙ
Έχουμε όλοι δει λαμπρούς επιχειρηματίες να οδηγούν τον εαυτό τους νωρίς στον τάφο επειδή δεν μπορούν ή δεν θέλουν να περάσουν σε Φάση ΙΙ. Είναι κατααγχωμένοι, υπερφορτωμένοι με εργασία και δυστυχείς. Και το προθυμότατο προσωπικό τους στέκει τριγύρω παρακολουθώντας το αφεντικό να κάνει όλη τη δουλειά.
Ίσως αρέσει σ’ αυτούς τους εργοδότες να είναι τα αστέρια της σκηνής. Ίσως δεν μπορούν να εμπιστευτούν άλλους να κάνουν καλά τη δουλειά. Όπως και να έχει, στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εργοδότες δεν έχουν μάθει πώς να λειτουργούν με Φάση ΙΙ.
«Όταν ένα στέλεχος που είναι υπεύθυνο για μια δραστηριότητα η οποία είναι ήδη σε λειτουργία, συνεχίζει να έχει την ιδέα “Κάνω ό,τι μπορώ”, τότε η κατάληξη θα είναι χάος. Μια ήδη διαμορφωμένη δραστηριότητα θα καταρρεύσει.
»Το μόνο πιθανό δεδομένο βάσει του οποίου ένα στέλεχος θα μπορούσε να δουλέψει αποτελεσματικά σε μια διαμορφωμένη δραστηριότητα είναι το “Βάλε τους ανθρώπους να δουλέψουν”.
»Διαφορετικά, το στέλεχος κάνει όσα μπορεί και αφήνει το πρόθυμο προσωπικό να στέκεται τριγύρω αβοήθητο και χωρίς καθοδήγηση». – Λ. Ρον Χάμπαρντ
12 βήματα για να χτίσεις την αυτοκρατορία σου περνώντας από Φάση Ι σε Φάση ΙΙ
Θέλεις να μάθεις τα βήματα για να χτίσεις κι εσύ τη δική σου αυτοκρατορία;
Θέλεις να μάθεις πώς να χειρίζεσαι την εταιρεία σου από ψηλά αντί να δουλεύεις μέσα στην εταιρεία σου;
Τηλεφώνησέ μας στο 210 6427130 για μια δωρεάν συμβούλευση και πλήρη ενημέρωση
‘Ένα άρθρο από την Penny Racheff, Διοικητική συνεργάτιδα της ExecTech Management Consulting
Μετάφραση για την Ανοδική Πορεία: Άννα Σταυροπούλου